Afgelopen maanden zijn veel organisaties economisch getroffen door de corona crisis. Bedrijven doen er alles aan om de continuïteit te waarborgen, vaak door aan de uitgave kant te besparen. Ook ontwikkelingen op IT-gebied en digitalisering worden dan regelmatig teruggeschroefd. Dat is niet de beste optie volgens experts van KPMG. Zij hebben acties beschreven die organisaties klaarstomen voor de toekomst op het gebied van IT. Bij Jump sluiten we ons hierbij aan. We delen graag onze visie en de belangrijkste take aways.
KPMG: “Ondanks de gezondheids- en economische crisis – en misschien ook wel dankzij – zullen IT-leiders zich continu moeten blijven focussen op de integratie van bedrijfs- en digitale strategieën. De kunst is om slim te investeren met een visie op het nieuwe normaal, tijdens en na corona. IT blijft in toenemende mate een integraal onderdeel van organisaties, producten en diensten. Digitalisering kan groei in tijden na corona versterken, maar dan moeten organisaties en bestuurders wel in staat worden gesteld om te werken aan de toekomst. Ook in tijden van crisis. “
Prioriteer de IT uitgaven
Zet op een rijtje wat momenteel en in de nabije toekomst nodig is en wat niet. Dit gaat bij doorlopende licenties vaak mis. Zoek uit welke software en welke applicaties echt gebruikt worden. Digitalisering is belangrijk, maar het moet wel gedragen worden binnen de organisatie. Wellicht werken jouw medewerkers liever met een Excel sheet dan met de ingewikkelde nieuwe software die onlangs is aangeschaft. Om draagvlak voor digitalisering te creëren is het vooral belangrijk om software te gebruiken die goed aansluit op de wensen en begrijpelijk is voor iedereen. Software die niet volledig aansluit op de werkzaamheden en wensen blijkt vaak een onnodige uitgave. Bedenk je goed hoe kritiek een bepaald IT-product is. Wellicht kan je dat budget investeren in software die meer prioriteit heeft.
Werk met de cloud
Thuiswerken is een integraal onderdeel van je bedrijfsvoering. Iedereen moet snel en veilig bij de nodige documenten kunnen en overal toegang hebben tot jouw software. De cloud is momenteel al heel belangrijk en wordt in de toekomst alleen nog maar belangrijker. Hou rekening met data compliance, de juiste beveiliging en de wet- en regelgeving. Kijk kritisch of er veel ongebruikte capaciteit is. Dit is iets wat je wellicht (tijdelijk) zou kunnen afschalen.
Voer IT wijzigingen veilig door
Alle (IT) veranderingen zijn zo snel mogelijk doorgevoerd. Klanten moeten gewoon geholpen worden. Als dat niet meer vanuit kantoor kan, dan gewoon vanuit huis. Veiligheid loopt door deze veranderingen soms achter. Cybercriminelen snappen dit natuurlijk ook… Zorg ervoor dat jouw organisatie geen doelwit wordt van een aanval. Investeer in cybersecurity en voer genoeg controles uit. Voorkomen is beter dan genezen!
Investeer in zelfbediening en automatisering
Afstand houden is belangrijker dan ooit. Dat zorgt ervoor dat minder mensen in dezelfde ruimte kunnen werken. Vervelend, want dat leidt tot lagere productiviteit. Maar hier ligt ook een kans… Door inzet van maatwerk software kan je met een relatief kleine investering processen digitaliseren. Hierdoor kan efficiënter gewerkt worden. Maatwerk software heeft als voordeel dat het volledig is afgestemd op de behoefte van jouw organisatie. Bovendien kan de implementatietijd een stuk korter zijn dan bij een softwarepakket, omdat er geen uitgebreid software selectietraject nodig is.
KPMG: “Bestuurders zijn genoodzaakt om op de korte termijn werknemers, klanten en hun organisaties te beschermen en tegelijkertijd voorbereidingen te treffen voor de lange termijn. Sterke bestuurders onderscheiden zich door de organisatie onmiddellijk te stabiliseren en tegelijkertijd de langere termijn positie te versterken.”
Hoe ga je van start?
Begin met stabiliseren door te zorgen dat er, onder de huidige omstandigheden, goed gewerkt kan worden. Het is belangrijk dat de focus ligt op de kritieke problemen. Vervolgens kan je beginnen met optimaliseren door te investeren in verbeteringen, denk bijvoorbeeld aan zelfbediening en automatisering. Ten slotte begin je met werken aan de langere termijn positie.
Investeren of niet?
Het is belangrijk om uit te vinden welke invloed corona heeft op jouw organisatie, op economisch en humanitair vlak. Bedenk of jouw knelpunten op te lossen zijn met software en welke investering hiervoor nodig is. Als deze investering zichzelf weer terugbetaalt, dan is het de moeite waard. Wij kunnen je helpen met het beantwoorden van deze vraag door een inschatting te maken van de ROI of een Proof of Conept op te stellen.
De aanpak verschilt natuurlijk enorm per organisatie. Wij denken graag vrijblijvend met je mee, zodat je voorbereid bent op goede en minder goede tijden. Neem gerust contact met ons op en dan kijken we samen wat een goed startpunt is voor jouw organisatie.