Wat is Intelligent Document Processing (IDP)

Veel bedrijven verwerken dagelijks grote hoeveelheden documenten. Denk aan facturen, orderformulieren, contracten en transportdocumenten. Deze documenten bevatten belangrijke informatie, maar omdat ze vaak ongestructureerd zijn, moeten medewerkers gegevens handmatig overnemen in systemen.

Intelligent Document Processing (IDP) is technologie die dit proces automatiseert.

De uitdaging van ongestructureerde documenten

Bedrijfssystemen werken het liefst met gestructureerde data. Denk aan velden zoals klantnaam, ordernummer of bedrag. Documenten daarentegen zijn meestal vrij vormgegeven. Een factuur van leverancier A ziet er anders uit dan die van leverancier B, en een orderformulier van een klant kan weer een heel andere structuur hebben.

Dat maakt het lastig om informatie automatisch uit documenten te halen. Hier komt Intelligent Document Processing in beeld.

Wat Intelligent Document Processing doet

Intelligent Document Processing combineert meerdere technologieën. OCR zorgt ervoor dat tekst uit documenten kan worden gelezen. Machine learning en AI analyseren vervolgens de inhoud en herkennen welke informatie belangrijk is.

Een systeem kan bijvoorbeeld herkennen dat een bepaald nummer een factuurnummer is, dat een bedrag een totaalbedrag is of dat een regel in een document een productregel bevat.

De informatie wordt vervolgens omgezet naar gestructureerde data, zodat systemen deze direct kunnen gebruiken.

Hoe een document automatisch wordt verwerkt

Wanneer een document een organisatie binnenkomt, doorloopt het meestal een aantal stappen. Eerst bepaalt het systeem welk type document het is. Vervolgens analyseert het de inhoud en haalt het de relevante gegevens uit het document.

Daarna worden deze gegevens omgezet naar een gestructureerd formaat. Denk bijvoorbeeld aan een JSON-structuur of databasevelden. Tot slot kan de informatie automatisch worden doorgestuurd naar systemen zoals ERP of CRM.

Hierdoor ontstaat een workflow waarin documenten automatisch leiden tot acties in bedrijfsprocessen.

Waar gebruiken bedrijven IDP voor?

Bedrijven gebruiken Intelligent Document Processing in verschillende processen. In financiële afdelingen helpt het bijvoorbeeld bij het automatisch verwerken van facturen. In logistiek kan het transportdocumenten en pakbonnen verwerken. Organisaties met veel orders gebruiken het om orderformulieren automatisch om te zetten naar orders in hun systemen.

In al deze situaties vervangt document-AI handmatige invoer door automatische data-extractie.

Waarom steeds meer bedrijven deze technologie gebruiken

Documentautomatisering wordt steeds belangrijker omdat bedrijven steeds meer digitale documenten verwerken. Wanneer medewerkers grote delen van hun tijd besteden aan het overnemen van gegevens uit documenten, ontstaat een duidelijke inefficiëntie.

Door documentverwerking te automatiseren kunnen bedrijven processen versnellen, fouten verminderen en medewerkers laten focussen op werk dat meer waarde toevoegt.