RFP voor softwaretraject opstellen: ontdek onze tips

Je wilt een goede uitvraag in de markt zetten voor een maatwerk softwaresysteem? Dan is een duidelijke RFP (Request for Proposal) onmisbaar. Met zo’n document maak je helder wat je zoekt, wat je verwacht én wat belangrijk is in een samenwerking. Toch zien we dat veel ondernemers of behoeftestellers (overheid / defensie) struikelen over het opstellen ervan. Te veel open eindes, te weinig details of te veel onduidelijkheid. Zonde, want een goede RFP is dé basis voor een succesvolle samenwerking met een softwarepartner.

Hoe stel je een sterke RFP op voor een softwaretraject?

Een sterke RFP voor softwareontwikkeling is niet zomaar een lijstje met wensen. Het is een inhoudelijk document dat uitnodigt tot meedenken. Je laat er niet alleen mee zien wat je nodig hebt, maar ook hoe serieus je bent over het traject. Dit zijn een paar belangrijke onderdelen die je niet mag vergeten:

• Context en achtergrond: Vertel kort iets over jouw bedrijf en waarom je dit softwaretraject start. Wat wil je oplossen of verbeteren?

• Scope en doelstellingen: Omschrijf duidelijk wat je verwacht van de software. Denk aan functies, gebruikersrollen, koppelingen of specifieke workflows.

• Technische vereisten: Gebruik je bepaalde tools of moet de software ergens op aansluiten? Zet het er bij. Denk ook aan cloudvoorkeuren of beveiligingseisen.

• Planning en deadlines: Wanneer wil je live? Zijn er belangrijke mijlpalen (bijv. demo’s, testfases)? Dit helpt leveranciers om realistisch te plannen.

• Budgetindicatie: Geen verplichting, maar een indicatie helpt om voorstellen in de juiste richting te sturen.

• Beoordelingscriteria: Geef aan hoe je voorstellen beoordeelt. Kijk je vooral naar ervaring, kosten, design, techniek, samenwerking of iets anders?

Verder zijn dit belangrijke best practices voor een succesvolle software-RFP:

Let op kwaliteit

Vraag niet alleen om de goedkoopste oplossing, maar let op zaken als onderhoudbaarheid, schaalbaarheid en gebruiksvriendelijkheid. Laat leveranciers beschrijven hoe zij kwaliteit waarborgen.

ISO-certificering

Werk je met gevoelige data of binnen een sector waar compliance belangrijk is? Vraag dan expliciet naar ISO 27001 (informatiebeveiliging) en ISO 9001 (kwaliteitsmanagement).

Geef het MKB een kans

Grote spelers hebben vaak mooie praatjes, maar kleinere partijen kunnen verrassend goed meedenken, snel schakelen en maatwerk leveren. Stel je RFP zo op dat ook MKB-bedrijven zich kunnen inschrijven. Dat begint bij duidelijke taal en realistische verwachtingen.

Laat ons je RFP beoordelen

Het opstellen van een goede RFP is geen doel op zich, het is een middel om de juiste softwarepartner te vinden. En daar draait het uiteindelijk allemaal om. Je wil een leverancier die niet alleen technisch goed is, maar ook begrijpt wat jouw organisatie nodig heeft.

Onze tip? Stel je RFP op als een uitnodiging tot samenwerking. Maak het document overzichtelijk en prettig leesbaar, zodat leveranciers snappen waar jij naartoe wil. Weet je niet waar je moet beginnen? Of wil je zeker weten dat jouw uitvraag serieus genomen wordt?

Laat ons je RFP beoordelen, zo weet je zeker dat jouw vraag helder, aantrekkelijk én compleet is!